Ұйымдық жүйені жобалау

1 Ұйымдық құрылымдарды қалыптастыру

Ұйымдық жүйені жобалау – болашақ ұйымның бейнесін құру процесі. Бұл процесте ерекше орын ұйымдық құрылымды қалыптастыруға беріледі.

Басқарудың ұйымдық құрылымы – көпқырлы түсінік.

Ол мақсаттар жүйесі мен әртүрлі буындар арасында олардың бөлінуінен; белгілі қатынастармен байланысты бөлімшелердің құрамынан; барлық буындар бойынша міндеттер мен функцияларды бөлуден; ұйым ішінде жауапкершілікті, өкілеттіктер мен құқықтарды бөлуден; коммуникациялардан, ақпарат ағындары мен құжат айналымынан; адамдардан және жалпы міндеттерді шешу үшін өзара қарым-қатынасқа түсетін адамдар топтарынан тұрады.

Ұйымдық механизмнің көпжақтылығы құрылымдарды қалыптастырудың ғылыми әдістері мен қағидаларын қолдануды талап етеді: жүйелік тәсіл, бағдарламалық-мақсаттық басқару, ұйымдық модельдеу.

Ұйымдық құрылымдарды жобалаудың жүйелік тәсілі келесі қағидаларды сақтауға негізделеді:

- өзектілігін, жаңалығын және практикалық іске асыру мүмкіндігін ескерумен жобаланатын ұйымның мақсаттары мен қосалқы мақсаттарын дұрыс тұжырымдау;
- барлық басқарушылық міндеттерді қою;
- бұл міндеттерге қатысты кәсіпорынның бас директорынан атқарушыға дейін функцияларды, құқықтарды және жауапкершілікті тиянақты бөлу;
- барлық қажетті байланыстар мен қатынастарды анықтау;
- талдау мен синтездің тұтастық заңында тұжырымдалған композияция мен декомпозиция ережелерін сақтау.

Ұйымдық құрылымды жобалау кезінде маңызды шарт болып басқару жүйесінің әртүрлі буындарының өзара байланысы және мақсаттары табылады.

2 Ұйымдық жүйелерді жобалау кезеңдері мен әдістері

Ұйымдық құрылымды қалыптастыру процесі келесі әрекеттерден тұрады:

- мақсаттар мен міндеттерді қалыптастыру;
- бөлімшелердің құрамы мен орнын анықтау;
- бөлімшелердің ресурстық қамтамасыз етілуін анықтау (қызметкерлер саны, материалдық, қаржылық және т.б. ресурстар);
- реттеуші процедураларды, құжаттарды, ережелерді әзірлеу.

Жоғарыда келтірілген барлық әрекеттерді орындауды үш ірі саты бойынша жүзеге асыруға болады:

- басқару аппаратының жалпы құрылымдық сызбасын қалыптастыру;
- негізгі бөлімшелердің құрамын және олар арасындағы байланыстарды әзірлеу;
- ұйымдық құрылымды реттеу.

Жалпы құрылымдық сызбаны қалыптастыру. Бұл сатыда анықталады:

- өндірістік-шаруашылық жүйенің мақсаттары және шешуге міндетті оның проблемалары;
- функционалдық және бағдарламалық-мақсаттық қосалқы жүйелердің жалпы ерекшелігі;
- басқару жүйесіндегі деңгейлер саны;
- басқарудың әрбір деңгейінде өкілеттіктер мен жауапкершіліктің орталықтану мен орталықсыздану дәрежесі;
- берілген ұйымның сыртқы ортамен өзара қатынастардың негізгі формалары;
- ұйымдық жүйені кадрлық қамтамасыз етуге, ақпаратты өңдеу формаларына, экономикалық механизмге талаптар.

Негізгі бөлімшелердің құрамын және олар арасындағы байланыстарды әзірлеу. Берілген кезең тек ірі сызықтық-функционалдық және бағдарламалық-мақсаттық блоктар бойынша ғана емес, сонымен қатар басқару аппаратының дербес бөлімшелері бойынша ұйымдық шешімдерді іске асыруды; олар арасында нақты міндеттерді бөлуді; ұйымішілік байланыстарды құруды ескереді.

Ұйымдық құрылымды реттеу басқару аппаратының сандық сипаттамаларын, басқарушылық қызметтің процедуралар тізімін анықтауды; базалық бөлімшелердің (бөлімдер, бюро, топтар, лауазымдар) ішкі элементтерінің құрамын анықтауды; бөлімшелердің жобалық санын, жұмыстың негізгі түрлерінің еңбек сыйымдылығын, орындаушылардың біліктілік құрамын анықтауды; нақты орындаушылар арасында міндеттер мен жұмыстарды бөлуді, оларды орындау үшін жауапкершілікті бекітуді, бөлімшелерде басқарушылық жұмыстарды орындау процедураларын әзірлеуді, жұмысты орындау кезінде бөлімшелердің өзара әрекеттесу тәртібін әзірлеуді, басқаруға шығындарды есептеуді, жобаланатын ұйымдық жүйе жағдайында басқару аппаратының тиімділігін есептеуді ескереді.

Түсінік хатпен бірге жобалаудың барлық сатыларында әзірленген құжаттар жиынтығы басқарудың ұйымдық құрылымның жобасын құрайды.

Басқарудың ұйымдық құрылымын жобалау келесі әдістер негізінде жүзеге асырылады:

- ұқсастықтар әдісі;
- сарапшылық-аналитикалық әдіс;
- мақсаттарды құрылымдау;
- ұйымдық үлгілеу.

Ұқсастықтар әдісі жобаланатын ұйымға қатысты ұқсас ұйымдық сипатталармен (мақсаттар, технологиялар, көлемі және т.б.) ұйымдарда өзін ақтаған басқарудың ұйымдық нысандары мен механизмдерін қолданудан тұрады. Ұқсастықтар әдісіне басқарудың типтік құрылымдарын әзірлеу, сонымен қатар оларды қолдану шектері мен шарттарын анықтау жатады.

Сарапшылық-аналитикалық әдіс басшыларды тартумен, білікті мамандар күшімен ұйымды аналитикалық зерттеу мен тексеруден тұрады, бұл басқару аппараты жұмысындағы «тар орындарды» және проблеманың ерекшеліктерін анықтауға мүмкіндік береді. Берілген әдіс аса икемді және жалпылама болып табылады.

Бұл әдісті іске асырудың формаларының бірі «диагностикалық талдау» болып табылады. Ол келесі қағидаларға негізделеді: мақсаттар жүйесіне байланысты ұйымдық құрылымды құру; стратегиялық пен үйлестіру функцияларын оперативті басқарудан бөлу; функционалдық және бағдарламалық-мақсаттық басқаруды үйлестіру және т.б.

Сарапшылық әдістер ішінде ерекше орынды ұйымдық құрылым мен басқару процестерін графикалық және кесте түрінде сипаттау алады.

Мақсаттарды құрылымдау әдісі ұйым мақсаттар мен қосалқы мақсаттар жүйесін әзірлеуді ескереді. Бұл әдісті қолдану кезінде келесі кезеңдер орындалады:

- мақсаттар жүйесін (ағашын) әзірлеу, ол соңғы нәтижелерден шыға отырып, ұйымдық қызметтің барлық түрлерін байланыстыру үшін құрылымдық негіз болып табылады;
- әрбір мақсатқа жетудің ұйымдық қамтамасыз етілуі жағынан ұйымдық құрылымның болжанатын нұсқаларын сарапшылық талдау;
- мақсаттарға жету үшін құқықтар мен жауапкершіліктер карталарын құру.

Ұйымдық үлгілеу әдісі ұйымда өкілеттіктер мен жауапкершіліктерді бөлудің нысандандырылған математикалық, графикалық, машиналық және басқа да бейнелерін (үлгілерін) әзірлеуді көрсетеді.

Ұйымдық үлгілеудің бірнеше негізгі типтері бар:

- иерархиялық басқарушылық құрылымдардың математикалық-кибернетикалық үлгілері ұйымдық байланыстар мен қатынастарды математикалық теңдеулер мен теңсіздіктер түрінде сипаттайды;
- ұйымдық жүйелердің графтық-аналитикалық үлгілері функцияларды, өкілеттіктерді, ұйымдық байланыстарды бөлудің желілік, матрицалық, кестелік, графикалық кескіндерін көрсетеді;
- ұйымдық құрылымдар мен процестердің натуралды үлгілері. Олар нақты ұйымдық жағдайларда қызмет ететін құрылымдарды бағалаудан тұрады;
- ұйымдық жүйелердің бастапқы факторлары мен ұйымдық құрылымдардың сипаттамалары арасында тәуелділіктердің математикалық-статистикалық үлгілер. Олар салыстырмалы жағдайларда қызмет ететін ұйымдар туралы эмпирикалық мәліметтерді жинау, өңдеу, талдау негізінде құрылады.

3 Ұйымдық жобалардың тиімділігін бағалау

Ұйымның қалыптасқан құрылымның тиімділігін бағалау жобалық және жоспарлы шешімдерді әзірлеудің маңызды элементі болып табылады.

Ұйымдық құрылымның тиімділігі критерийлерінің жиынтығы оның қызметін бағалаудың екі бағытында жүргізіледі:

- бекітілген мақсаттарға қол жеткізілген нәтижелердің сәйкестік дәрежесі бойынша;
- жүйенің қызмет ету процесінің оның мазмұнына, ұйымдастыру мен нәтижелеріне объективті талаптармен сәйкестік дәрежесі бойынша.

Ұйымдық құрылымның тиімділігін бағалау кезінде қолданылатын көрсеткіштер үш өзара байланысқан топтарға бөлінеді:

- басқаруға шығындар мен ұйым қызметінің соңғы нәтижелері арқылы жүйе тиімділігін сипаттайтын көрсеткіштер тобы. Оларға жатады: пайданың жоғарлауы, өзіндік құнның төмендеуі, капиталдық салымдарға үнемдеу, өнім сапасы, жаңа техниканы енгізу мерзімі және т.б.;
- басқару процесінің мазмұны мен ұйымдастырылуын сипаттайтын көрсеткіштер тобы. Оларға жатады: басқарушылық еңбекке шығындар, басқару аппаратының өнімділігі, бейімділік (өзгеретін жағдайлардың диапазоны), икемділік (өзгеру және жаңа байланыстарды құру қасиеті), жеделдік (басқарушылық проблемаларды уақытында анықтау және шешу), сенімділік (қызмет етудің мүлтіксіздігі), тыңғылықтылық (бекітілген мерзімде тапсырмаларды орындауды қамтамасыз ету қабілеті);
- ұйымдық құрылымның тиімділігі мен оның техника-ұйымдық деңгейін сипаттайтын көрсеткіштер тобы. Оларға жатады: басқару жүйесінің буындылығы, функциялардың орталықтану деңгейі, қабылданған басқару нормалары, құқықтар мен жауапкершілікті бөлудің теңгерімділігі, мамандану және қосалқы жүйелердің функционалдық тұйықтық деңгейі.

Жобаланатын ұйымның басқару жүйесінің тиімді әрекеті дұрыс жөнге салынған ақпараттық қамтамасыз ету кезінде ғана мүмкін. Ол қоршаған ортамен қажетті байланыстарды, басшылардан орындаушыларға бұйрықтар мен жарлықтардың тез баруын, жүйенің барлық буындарын оперативті бақылау мүмкіндігін қамтамасыз ететін коммуникациялық жүйеден тұрады. Ақпараттық қамтамасыз ету сызбасын әзірлеу – ұйымдық жобалаудың соңғы сатысы.

4 Ұйымдық құрылымдарды түзету

Ұйымдық құрылымды түзету қажеттілігінің себептері болып табылады:

- сыртқы экономикалық жағдайдың өзгеруі;
- кәсіпорынның қанағаттанарлықсыз қызмет етуі (шығындардың өсуі, еңбек өнімділігінің төмендеуі, кадрлардың тұрақтамауы, сыртқы және ішкі нарықтардың төмендеуі, қызмет көлемінің азаюы, ресурстардың тапшылығы және т.б.);
- жоғары басшылықты шамадан тыс жүктеу;
- басқару технологиясының өзгеруі;
- ұйымдық сұрақтар бойынша келіспеушіліктер;
- құқықтар мен функцияларды қайта бөлу қажеттігі;
- болашақтың болмауы;
- қызмет көлемінің өсуі;
- әралуандылықтың жоғарлауы;
- шаруашылық субъектілердің бірігуі;
- өндірістік процестер технологияларының ықпалы.

Белгіленген жағдайлардың әрбіреуі ұйымдық құрылымның өзгерісіне және сәйкесінше кәсіпорынның басты стратегиясын қайта қарауға алып келеді, себебі стратегия да, құрылым да бір-бірінен тәуелсіз бекітілуі мүмкін емес.

Стратегия мен құрылымның бұл өзара байланысы кәсіпорынды басқаруды ұйымдастыруды түзету мен өзгерту бойынша барлық ұсыныстар негізінде жатыр.

Кәсіпорын стратегиясын зерттеудің аналитикалық процесі бес кезеңнен тұрады.

Бірінші кезең – кәсіпорын міндеттерін, анықсыздық облыстары мен дамудың ең ықтимал нұсқаларын анықтау. Кәсіпорын міндеттері жалпы құрылымды анықтайды.

Екінші кезең – міндеттерді шешуге маңызды ықпал ететін өзгермелілерді анықтау. Ерекше мәнге сыртқы ортаны талдау, сыртқы факторлар мен ішкі ортаның (кәсіпорынның экономикалық және өндірістік құрылымы және оның компонеттері) ықпалын зерттеу ие.

Үшінші кезең – кәсіпорынның мақсаты мен жоспраларын, олардың басты міндетке сәйкестігін зерттеу, себебі мақсаттар мен жоспарлар бұрын қабылданған шешімдердің мәні мен басымдықтарын анықтау жолымен ұйымдық құрылымға тікелей әсер етеді.

Төртінші кезең – ұйым құрылымының міндеттерге, мақсаттарға, жоспарлар мен факторларға сәйкестігін анықтау. Ол үшін ұйымның әрекеттегі ресми құрылымы, оның әлсіз және күшті жақтары зерттеледі.

Бесінші кезең – кәсіпорынның адами ресурстарын бағалау, яғни қойылған міндеттерді орындау үшін біліктілігі жоғары мамандардың болуы, сонымен қатар басқарудың негізгі процестерін зерттеу (жоспарлау, ресурстарды бөлу, оперативті басқару).

Басқарудың ұйымдық құрылымына түзетулер енгізу процесі келесілерді ескеруі керек:

- проблемалық аймақтарды анықтау мақсатымен ұйым мен оның ортасының қызмет етуінің жүйелі талдауды;
- ұйымдық құрылымды жетілдірудің бас жоспарын әзірлеуді;
- жоспарланатын өзгерістерді біртіндеп іске асыруды;
- қызметкерлердің ақпараттылық деңгейін жоғарлатуды марапаттауды.

Диагностика (грек тілінен анықтап тануға қабілетті) – жүйе жұмысындағы кідірістерді жою мен нормадан мүмкін ауытқуларды алдын ала болжау үшін ұйымдық жүйенің жағдайын сипаттайтын белгілерді бекіту және зерттеу.

Диагностика – бұл кәсіпорынды басқару жүйесін зерттеу циклындағы бірінші кезең.

Диагностика бірнеше кезеңде өткізіледі.

Бірінші кезең – жұмыста қиыншылықтарды тудыратын белгілерді анықтау мен сипаттау, яғни «ауру белгілерін, нормадан ауытқуларды» анықтау.

Бұл кезеңді өткізудің қажетті шарты жүйе қызметінің экономикалық және әлеуметтік-психологиялық сипаттамаларын өлшеудің негізі болатын нормативтер мен ережелердің болуы болып табылады.

Екінші кезең – параметрлерді өлшеу және алынған көрсеткіштерді талдау.

Үшінші кезең – қорытындылар. Олар соңғы диагноз қоюға және жағдайды түзету үшін қажетті шаралар қабылдауға мүмкіндік береді.

Проблеманың диагностикасы күрделі көпсатылы міндет болып табылады.

Бірінші кезеңде жалпы түрде проблеманы тұжырымдау қажет. Диагностиканың келесі кезеңі ұйымның ағымды жағдайын талдау болып табылады. Ол пайда, өткізу, шығындар, өнімділік сияқты көрсеткіштермен анықталады; кадрлардың тұрақтамауы, ұжымдағы жанжалды жағдай сияқты әлеуметтік-психологиялық белгілерді талдау.

Бақылау сұрақтары

1. Ұйымдық құрылымдардың қалыптасуы қалай болады?
2. Ұйымдық жүйелерді қалыптастыруда жүйелік тәсілдің мәні неде?
3. Болашақ кезеңдегі ұйымның бейнесін құру үрдісі қалай жүзеге асырылады?
4. Әрекеттегі жүйелерді өзгерту және жаңаларды жобалау негізін не құрайды?
5. Ұйымдық жобалаудың негізгі кезеңдерін атаңыз.
6. Жобаланатын ұйымның болашақ жағдайының бастапқы үлгісі болып не саналады?
7. Іскерлік ұйымның мақсатын қалай анықтауға болады?
8. Мақсат-бағдарлар не үшін қажет?
9. Жобаланатын ұйымның жалпы стратегиялық концепциясын сипаттаңыз.
10. Ұйымдық жобалаудың қорытынды кезеңі қандай?
11. Ұйымның қызметін модельдеудің мәні неде?
12. Ұйымдық құрылымдарды жобалаудың әдістерін атаңыз.
13. Құрылымдарды түзету қажеттілігі немен байланысты?
14. Ұйымдық жүйелерді жобалау кезінде ұйымдық шешімдердің тиімділігін бағалау критерийлерін атаңыз.