Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, обработки, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией здесь понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

- проект-менеджер, анализирующий расхождения фактических показателей выполнения работ с запланированными и принимающий корректирующие решения по проекту;

- заказчик, контролирующий ход выполнения работ по проекту;

- поставщики, оценивающие потребности в материалах, оборудовании и т.п., необходимом для выполнения работ;

- проектировщики, отслеживающие необходимость внесения изменений в проектную документацию;

- непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

- планирование системы коммуникаций – определение ин­формационных потребностей участников проекта;

- сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

- отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми показателями, анализ тенденций и прогнозирование;

- документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту [2].

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

- план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

- план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

- детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детализации и используемые определения;

- план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

- методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: внутренние и внешние, формальные и неформальные, письменные и устные, вертикальные и горизонтальные. Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться неавтома­тизированные и автоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных, системы автоматизации проектных работ (САПР), автоматизированные системы управления (АСУ) [1].

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей, информацию об отклонениях от базовых планов, прогнозирование будущего состояния проекта.

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя: сбор и выверку окончательных данных, анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ, архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и систематизированы только с использованием современных компьютерных технологий. Кроме того, многие аналитические задачи, например, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализы подразумевают необходимость реализации достаточно сложных и неосуществимых для неавтоматизированного расчета алгоритмов [8].