Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора данных, их передачи, переработки, хранения и доведения до потребителя.

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

- работа в многопроектной среде;

- разработка календарно-сетевых графиков выполнения работ;

- оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

- проведение анализа «что если»;

- сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах с автоматизированной генерацией отчетов;

- планирование и контроль договорных обязательств;

- централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д. [1]

Распространенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют архитектуру клиент – сервер. Она позволяет рабочим станциям и одному или нескольким центральным ПК распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент – сервер используют общие базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта. При этом используют системы телекоммуникаций, портативные компьютеры, программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее обмен электронной почтой, документооборот, групповое планирование деятельности, участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях, проведение «мозгового штурма» и т.д.

Современные интернеттехнологии являются новыми организационно-техническими решениями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, пока единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, обеспечивающего доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet [9].

Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений. Процесс принятия решения – процесс выбора оптимального решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений – соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются:

- сбор, передача и хранение данных;

- содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

- представление информации в форме, удобной для принятия решений;

- доведение принятых решений до исполнителей.

Интегрированная информационная система управления проектами:

- объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту;

- обеспечивает сбор, хранение и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

- создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

- должна обеспечивать возможность разрешения конфликтных ситуаций, возникающих по ходу разработки и реализации проекта;

- должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

- является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

- должна быть открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия [11].

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям, уровням управления.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии применяется специализированное программное обеспечение (ПО) финансово-экономического анализа сравниваемых проектов, которое позволяет оценить их основные показатели и обосновать эффективность капиталовложений.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, представить их для анализа в оптимальной форме, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

- модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

- модуль ведения бухгалтерии проекта;

- модуль финансового контроля и прогнозирования.

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД). Их основными функциями явля­ются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы [1].

Критерии анализа программного обеспечения. Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его командой.

В целом при оценке рассматривается следующее:

- общая информация о ПО;

- системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования;

- функциональность;

- ограничения: существующие пределы по элементам, поддерживаемым системой, таким как количество работ, ресурсов в одном проекте и т.д.;

- маркетинговая информация: ценовая политика, техническая поддержка, обучение, пользовательская база, информация о фирме-производителе.

Критерии, по которым производится выбор ПО можно разделить на три основные группы:

- операционные критерии, относящиеся к функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ;

- критерии, по которым оценивается возможность функционирования ПО в рамках любой информационно-управляющей системы. Они соотносятся с требованиями ПО к аппаратным средствам и оборудованию, возможностью интеграции с другими приложениями и т.п.;

- критерии, связанные с затратами на ПО, а именно: покупка, инсталляция, оплата технической поддержки, обслуживание на протяжении всего времени функционирования [9].

Процесс выбора ПО включает следующие шаги:

- определение необходимых данных;

- анализ типов принимаемых решений, которые должно поддерживать ПО;

- формирование списка критериев для выбора наиболее подходящего ПО.

Существуют различные модели оценки ПО, наиболее распространенной из которых является балльная модель. Проведя такой сравнительный анализ различного программного обеспечения, можно принимать решение о выборе того или иного его вида как по функциональным возможностям (количество набранных баллов в целом и по отдельным группам критериев), так и по соотношению «цена / качество».

Обзор современного программного обеспечения по управлению проектами.

1) Наиболее распространенным программным обеспечением для управления проектами сегодня является Microsoft Project 2000 (с модификациями), производитель – Microsoft Corporation.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью программы является ее простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office 2000. Разработчики стремятся вложить в пакет несложные алгоритмы календарно-сетевого и ресурсного планирования.

Программный продукт обеспечивает обмен проектной информацией между участниками проекта. Предоставляются возможности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам [2].

2) TimeLine 6.5, производитель – Timeline Solutions Corporation.

Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности:

- реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов;

- хранение информации по проектам в единой базе данных;

- достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей использования ресурсов.

3) Spider Project, производитель – Spider Technologies Group.

Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами. Это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов. Еще одной особенностью пакета является возможность использования нормативно-справочной информации об интенсивностях потребления ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить формулы расчета. При этом количество учитываемых в проектах показателей не ограничено [1].

4) OpenPlan – система управления проектами в рамках предприятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характеристик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечивается использованием: структуры разбиения работ (WBS), структуры кодирования работ, иерархической структуры ресурсов (RBS), организационной структуры предприятия (OBS). Система OpenPlan включает три основных программных продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект – менеджера, команды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчиков и т.д.

OpenPlan Professional является рабочим инструментом менеджеров, управляющих крупными проектами. Предоставляет мощные средства для ресурсного планирования в многопроектном режиме, включая поддержку иерархических ресурсов и ресурсных календарей. Имеется возможность планирования и контроля альтернативных и расходуемых ресурсов. Реализована методика контроля освоенного объема. Позволяет устанавливать зависимости всех типов с временными задержками как в рамках одного проекта, так и между различными проектами. Предоставляет гибкий инструмент построения табличных и графических отчетов.

OpenPlan Desktop является упрощенным вариантом OpenPlan Professional и используется как инструмент для работы с небольшими проектами или частями крупного проекта. Интеграция с OpenPlan Professional позволяет: использовать заготовленные в OpenPlan Professional шаблоны проектов с определенными в них кодами работ, словарями ресурсов и т.п.

Оба программных продукта OpenPian Desktop и OpenPlan Professional позволяют учитывать риски, обеспечивают ограничение доступа к информации проектов, работают в архитектуре клиент – сервер, обеспечивают хранение данных в различных форматах, публикуют данные о проектах в Интернете и на внутренних web-сайтах.

OpenPlan Enterprise включает в себя основные характеристики OpenPlan Professional и интегрирован с системой управления ресурсами предприятия. Это позволяет распределять данные проектов между другими информационными системами предприятия.

Все продукты системы управления проектами OpenPlan разрабатываются в соответствии с идеологией Концентрического Управления Проектами (Concentric Project Management – СРМ), в основе которой лежит структурированный, интегрированный и масштабируемый подход к координации действий исполнителей, команд и проектов. По сравнению с традиционной методологией управления проектами, в СРМ реализовано несколько важных преимуществ:

- визуализация данных позволяет отслеживать каждый проект, даже если реализуются одновременно несколько проектов, так как его результаты становятся прозрачными для компании. При этом возрастает роль расписаний по проекту, все менеджеры компании видят реальное состояние дел;

- координация инициирует диалог внутри компании. Если кто-либо отклоняется от стратегического курса компании, это немедленно выявляется и принимаются эффективные меры;

- усиление роли каждого исполнителя достигается за счет того, что люди знают, что их работа контролируется и является частью выполнения общей большой задачи;

- конкурентные преимущества реализуются за счет специальных СРМ – средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал [8].

5) Primavera Project Planner (Р3) 2.0-3.0 – программный продукт, предназначенный для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах. Выполняет функцию центрального хранилища данных проекта, содержащего все сведениия, с использованием которых руководители и разработчики проекта создают взаимосогласованные структурные единицы проекта.

6) SureTrak Project Manager (ST) 3.0 – аналогичный Р3 2.0-3.0 инструмент, предназначенный для управления небольшими проектами, либо частями крупных проектов. Может быть использован проектировщиками и подрядчиками как инструмент планирования и контроля работ, заказчиками в качестве средства отслеживания хода проекта. SureTrak позволяет учесть все сложности, возникающие на этапе реализации проектов, включая недопоставки сырья или оборудования, задержки платежей, спрогнозировать величину денежных потоков и т.д.

7) Webster for Primavera используется совместно с Р3 2.0-3.0 и позволяет участникам проекта просматривать список своих заданий и обновлять информацию об их выполнении из любой точки земного шара, используя для этого обычный web-браузер. Он обеспечивает доступ к данным проекта через внутрикорпоративную сеть или глобальную сеть Internet в режиме реального времени [1].

8) Monte Carlo for Primavera применяется для анализа рисков проекта, ведущихся в Р3 2.0-3.0, и позволяет определять сроки работ и затраты на их выполнение с заданной вероятностью.

9) Artemis Views, производитель – Artemis International.

Семейство Artemis Views состоит из набора модулей для автоматизации различных функций управления проектами: Project View, Resource View, TrackView, CostView. Все модули имеют совместимый формат данных, работают в архитектуре клиент – сервер, поддерживают ODBC стандарт и легко интегрируются с популярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другими. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывается исходя из заказываемой конфигурации.

ProjectView позволяет: реализовать мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организации, обеспечить механизм ограничения доступа при распределенной работе нескольких пользователей с проектом, формировать разнообразные отчеты за счет встроенных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest).

Resource View – специализированная система для планирования и контроля использования ресурсов. Поддерживаются средства выравнивания и оптимизации интенсивности использования ресурсов.

TrackView – средство для контроля и анализа выполнения работ, включая отслеживание временных, ресурсных и затратных показателей. Позволяет предоставлять информацию с различной степенью детализации: от подробных отчетов до отчетов, содержащих укрупненные показатели для проект-менеджера и руководства организации.

CostView обеспечивает централизованное хранение информации по всем затратам и доходам работ в проектах. Позволяет проводить расчет экономической эффективности проекта и прогнозировать затраты до его завершения.

На современном рынке представлено большое количество программного обеспечения для составления сметной документации: ABC, «Ресурсная смета», «Сметчик-строитель», АО «Багира», «Эксперт-Смета», «Оса», «РИК», «Инвестор» и др. [9]