Необходимость контроля стоимости проекта связана с влиянием факторов, обусловливающих отклонения от ранее запланированного бюджета. Контроль необходим для обеспечения возможности эффективного управление изменениями стоимости проекта с целью снижения вероятности отрицательных последствий его реализации.

Контроль стоимости проекта включает:

- мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от бюджета;

- управление изменениями в бюджете с целью обеспечения его выполнения;

- предотвращение ранее допущенных ошибочных решений;

- информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

Контроль стоимости проекта имеет две составляющие: учетную, т.е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т.е. оценку будущей стоимости проекта [1].

Базовыми показателями, используемыми при контроле стоимости проекта, являются следующие:

- НДЗ (необходимо для завершения) – оценивает затраты, которые предстоят для завершения работы или проекта. Оценка НДЗ является наилучшей текущей оценкой того, сколько надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу (проект);

- PC (расчетная стоимость) – оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма фактических затрат на текущую дату и НДЗ.

Существуют два основных метода контроля стоимости: традиционный метод и метод освоенного объема.

Традиционный метод контроля использует следующие понятия: плановые затраты – это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с их расписанием, или количество ресурса, предполагаемого для использования к текущей дате. Фактические затраты – это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты.

Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Он не оперирует временем или графиком выполнения работ.

Расхождение по затратам при традиционном методе рассчитывается как разница между фактическими и плановыми затратами.

Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены к определенной дате. При этом учитывается информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий момент. Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ [8].

При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости: плановые затраты, фактические затраты, освоенный объем. Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов.

Существуют следующие виды отчетности, используемые для оценки конечной стоимости проекта и базирующиеся как на традиционном методе оценки, так и на методе освоенного объема:

- Отчетность по затратам обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Исходной информацией здесь являются данные о пла­нируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.

- Отчетность о бюджетной стоимости работ используется на стадии планирования проекта и распределения бюджетных средств по счетам затрат.

- Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.

Значения фактических затрат и освоенного объема для каждой работы являются основными элементами, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно эти отчеты подготавливают ежемесячно в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических затратах, на основе которых можно проводить анализ использования ресурсов [11].