В проектах на стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту – основа определения потребностей в ресурсах во времени и возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также распределения закупленных ресурсов по работам проекта.

Ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе:

- разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

- разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

- контроль за ходом работ – сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потреб­ностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами [2].

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:

1) ресурсное планирование при ограничении по времени;

2) планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход (ресурсное планирование при ограничении по времени) предполагает фиксированную дату окончания проекта и привлечение дополнительных ресурсов в периоды перегрузок при реализации проекта.

Второй подход (планирование при ограниченных ресурсах) предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта [1].

По окончании ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами – к организации закупок и поставок ресурсов.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

1) закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

2) поставки на место производства работ.

Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам:

- подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

- планирование и организация процесса закупок;

- изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

- предварительный отбор участников торгов;

- подготовка документов для торгов;

- проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

- размещение заказа, включая переговоры о поставках;

- контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений, разрешение конфликтов;

- взаиморасчеты, доставка, приемка и хранение товара [11].

Правовое регулирование закупок и поставок. Главная правовая форма организации и регу­лирования отношений при осуществлении закупок между их участниками – договор. Договор поставки – это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную цену.

Организационные формы закупок. Различают следующие организационные формы закупок:

- прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок. Между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

- посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

- биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет, от имени клиента и за его счет, от своего имени и за счет клиента, от имени клиента и за свой счет [9].

Требования к управлению закупками и поставками. Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики:

- закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;

- графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;

- план должен охватывать весь проект в целом;

выбор места закупок определяется на основе расчета сто­имости вариантов;

- в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Можно выделить следующие типы товарных рынков:

1) рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей ис­пользования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, других строительных материалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посреднические организации различных типов;

2) рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это – рынки приборной продукции, инструмента, электрооборудования, изделий электронной и радиопромышленности, торгового оборудования и т.д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, «фирм-интеграторов», через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, – через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы;

3) рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных станов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фирменный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций [11].

Планирование поставок. Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы:

- календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах;

- календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно-монтажных работ;

- годовой план закупок ресурсов;

- годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций;

- договоры и спецификации;

- нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации;

- информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому;

- информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому;

- информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому; 

- информация о движении остатков строительных материалов;

- производственно-технические нормы расхода строительных материалов;

- нормы производственных запасов [7].

На основании календарной заявки-графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная годовая объектная потребность – основа для разработки квартальных заказов для проекта.

Поставки материально-технических ресурсов. Организация материального обеспечения строительных проектов основана на системе производственно-технологической комплектации. Эта система предполагает единство комплектного изготовления конструкций и изделий, поставки и транспортирования всех материальных ресурсов в соответствии с технологической последовательностью реализации проекта, способствует наиболее рациональному и экономному использованию ресурсов.

На стадии разработки проекта создается модель технологической комплектации. В составе планов проекта разрабатывается определенная унифицированная нормативно-технологическая документация – комплекс документов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производственного потребления, в контейнерах и пакетах непосредственно в рабочую зону проекта.

Вопросы управления закупками и поставками должны быть строго взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов «что нужно закупить», следуют решения: сколько нужно приобрести, а в соответствии с этим определяется, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью: минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.

Задача определения регламента, объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемыми пара­метрами в этой задаче выступают объемы запасов; частота, сроки и объемы их пополнения; степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса [2].

Точка заказа, или пороговый запас – минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.

Страховой запас – минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Данный запас определяется путем оптимизационного расчета. При этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.

Понятие «запасы» относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя: товарно-материальные запасы; незавершенное производство; готовую продукцию на складе.

Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.

Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами – обеспечение бесперебойного выполнения работ по проекту в установленные сроки и с запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов [8].

Затраты на формирование и хранение запасов. Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с:

- отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.;

- текущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на проведение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т.п.;

- издержками хранения;

- стоимостью рисков.

Наиболее часто встречающиеся виды затрат на содержание запасов связаны со следующими понятиями: пространство, рента и стоимость риска.

Под пространством понимаются расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д., занимаемого под запас помещения.

Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.

Под стоимостью риска подразумеваются последствия различных страховых случаев, а также оценка стоимости риска в денежной форме. Стоимость этих рисков с той или иной степенью точности выражается через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий. Длительное невостребование запасов может привести к потере их качества, порче, уничтожению или необходимости продажи по сниженным ценам [6].