Управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов (обычно трудовых и материально-технических). Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.

В принципе понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется широко. Всё, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время, информация, знания и технологии – является взаимосвязанными ресурсами проекта. Основная задача управления ресурсами – обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом – формирования результата проекта с запланированными показателями [7].

В проект-менеджменте чаще всего рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов:

- материально-технические – сырье, материалы, конструкции, комплектующие, энергетические ресурсы, топливо, ресурсы типа «мощности» или технологические ресурсы, устанавливаемое оборудования и пр.;

- трудовые – кадры, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами.

Ресурсы проекта могут быть также классифицированы и с другой точки зрения:

- невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы – в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не задействованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем;

- воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы – в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т.е. они не накапливаются. Поэтому ре­сурсы второго типа называют еще ресурсами типа «мощности».

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.

В рамках календарного планирования работ по проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы [9].

Процессы управления ресурсами. Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в т.ч. закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.

Закупки ресурсов – центральный элемент системы управления ресурсами. Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и, по сути, являются двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта – подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставками выделяется наряду с управлением закупками в качестве самостоятельной подсистемы. Включает в себя: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок – первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, вклю­чающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками [11].

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения их квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности потенциального поставщика. Список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов осуществляется посредством заключения контрактов. Последнее производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков. Организуется по каждому из видов поставок и основывается на общем плане проекта и стандартных формах отчетности.

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Рассмотрим ряд основных понятий взаимосвязанных в их логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, – сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологически­ми или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту – система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта [9].

Взаимосвязь закупок по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта – формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту – процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам, детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок – оценка опыта, производственных показателей, возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок – процесс выбора организации или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок – общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта [8].