Практическая работа 6. Создание таблиц. Режим таблицы. Режим конструктора. Связывание таблиц. Создание и модификация форм. Создание и модификация отчетов. Формы в СУБД. Создание и модификация форм.

Создать новую базу данных можно при помощи команды Office + Создать. После этого на экране справа следует указать имя новой базы данных, выбрать папку, где она будет храниться и затем нажать кнопку Создание.

Планирование баз данных.

Перед созданием новой базы данных обязательно необходимо хорошо продумать следующие вопросы:

1. Какие данные будут храниться в БД и как их организовать наилучшим образом? - Это позволит определить, какие потребуются таблицы и какие связи необходимо организовать между ними.
2. Какие действия с данными необходимо будет производить в процессе эксплуатации БД? - это позволит определить, какие потребуются формы.
3. Какие документы необходимо будет выводить на печать? - Это позволит определить, какие потребуются отчеты.

Таблицы и связи между ними представляют собой так называемую модель данных, которая является основой любой БД. В теории БД существуют так называемые правила нормализации данных, которые позволяют устранить избыточность, противоречивость и непоследовательность модели данных.

При проектировании таблиц базы данных рекомендуется:

1. Избегать повторения информации
Если информация повторяется то логичнее разбить информацию в две таблицы, задать ключевые поля и связать таблицы по ключевым полям.
2. Избегать повторяющихся групп

Повторяющаяся группа - это столбцы, которые повторяются в пределах одной и той же строки для хранения нескольких значений данных одного вида.

Например, мы храним таблицу со списком зарегистрированных фирм, и в ней 10 столбцов с наименованиями фирм-учредителей. Но количество учредителей чаще всего меньше 10-ти и поэтому многие поля в этой таблице будут пустыми.

С другой стороны, если когда-нибудь придется зарегистрировать фирму с количеством учредителей больше 10-ти, то придется заводить новый столбец. Если наша таблица связана с другими, и мы уже разработали много форм и отчетов, то такая ситуация повлечет за собой переделку всей базы данных.

3. Каждая таблица должна описывать одну сущность реального мира
Не следует смешивать, например, в одной таблице сведения о сотрудниках фирмы и заключенных ими договорах.
4. Там, где это возможно, следует использовать коды (первичные ключи)
Первичные ключи помогают связывать таблицы.
5. Справочную информацию следует помещать в отдельные таблицы.

Создание таблиц в Access.

Для создания новой таблицы в базе данных необходимо перейти ко вкладке Главная + Таблицы в окне базы данных выбрать объект Таблица.

Конструктор таблиц. Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Имя поля должно содержать не более 64 символов и может включать любые комбинации букв, цифр и пробелов, а также специальных символов, за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа и прямых скобок. Имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы (рисуноки 3.1-3.2)

Рисунок 3.1 − Ввод имени поля

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле.

Рисунок 3.2 − Определение типа данных

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись.

Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, необходимо выделить строку с описанием нужного поля и нажать пиктограмму Ключ.

Для задания свойства поля надо выбрать его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна ввести значения этого свойства или выбрать его из списка.

По окончании описания полей таблицы, необходимо закрыть окно конструктора.

Для наполнения таблицы данными откройте ее в режиме таблицы (двойной щелчок по значку таблицы в окне база данных) и внесите информацию, соответственно типам данных каждого поля.

Связывание таблиц. От того, как новая таблица связана с остальными, зависит, какое из ее полей следует назначить первичным ключом. В теории баз данных известны 4 варианта связей между двумя таблицами, называемых обычно отношениями.

Связь Один-к-одному. , Каждой записи первой таблицы соответствует не больше одной записи второй, таблицы и наоборот,. Соответствие записей устанавливается в результате поиска в поле, являющегося первичным ключом, одной из таблиц, значения поля, называемого внешним ключом второй таблицы.

Связь Многие-к-одному. , Любой записи второй таблицы может соответствовать любое количество записей первой, таблицы, но не наоборот. , В этом случае ключевое поле первой, таблицы будет внешним ключом,, и повторяющиеся значения в нем допускаются.

Связь Один-ко-многим. , Первичный ключ первой, таблицы (поле, содержащее уникальные значения), связывается с внешним ключом второй , таблицы (значения поля могут повторяться). При этом каждой записи первой таблицы может соответствовать несколько записей второй. Можно сказать, что «один-ко-многим» , - это «многие-к-одному» , наоборот.

Связь Многие-ко-многим,. Каждой записи одной таблицы может соответствовать любое количество записей другой таблицы и наоборот. Соответственно, поля обеих таблиц, по которым осуществляется связь, являются внешними ключами и могут содержать повторяющиеся значения.

Создание межтабличных связей. Для создания межтабличных связей в СУБД MS Access существует команда Работа с базами данных – Схема данных, а также на панели инструментов расположена одноименная пиктограмма Схема данных.

Рисунок 3.3 − Изменение связей между таблицами

В окне схемы данных связи можно создавать путем перетаскивания полей из одной таблицы в другую.

При создании межтабличной связи очень важно, из какой таблицы в какую перетаскивается поле. Поля надо перетаскивать из таблицы со стороны «один» в таблицу со стороны «многие». При этом в окне Изменение связей (рисунок 3.3) главная таблица (со стороны «один») окажется слева под заголовком Таблица/запрос, а таблица со стороны «многие» - справа под заголовком Связанная таблица/запрос. При попытке сделать наоборот мы получим сообщение об ошибке.

На созданной в схеме связи следует щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы установить дополнительные параметры:

В окне Изменение связей щелкнуть на кнопке Объединение. Появится окно Параметры объединения (рисунок 3.4). Если необходимо, например, чтобы в дальнейшем при объединении данных таблиц отображались все записи таблицы «СТИПЕНДИЯ», независимо от того, имеется ли соответствующая запись в таблице «СЕССИЯ», надо выбрать 2-й тип объединения.

Рисунок 3.4 − Параметры объединения

В диалоговом окне Изменение связей есть очень полезный флажок – Обеспечение целостности данных. Следует установить его, чтобы Access отказывалась сохранять в подчиненной таблице записи, относящиеся к несуществующей записи в главной таблице.

Щелкните на кнопке Создать, чтобы новая связь появилась в окне Схема данных.

Связи между таблицами в Access можно создавать разными способами. На первых порах удобнее всего использовать команду Вставка - Поле подстановки в режиме конструктора для вызова мастера создания связей.

Разработка пользовательских форм

Форма – объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма – это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио и видеоизображения.

Режимы работы с формой.

Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.

Для работы с мастером форм:

1. В окне Создание выберите объект Формы.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная - форма создается автоматически.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы переключаться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.

Связывание главной формы и подчиненной формы.

Форму или таблицу данных, помещенную в другую форму, называют подчиненной формой.

При создании подчиненной формы с помощью мастера форм или мастера подчиненных форм главная форма и подчиненная форма связываются автоматически при соблюдении некоторых условий. Если главная форма и подчиненная форма не удовлетворяют этим условиям, можно связать их следующим образом.

Откройте главную форму в режиме конструктора формы.

Убедитесь, что элемент управления подчиненной формы выделен, и нажмите кнопку Элементы управления на панели инструментов, затем Подчиненная форма/отчет, растягиваем поле на котором будет находится подчиненная форма, затем нажимаем в поле правой кнопкой мыши и выбираем Построить.

Создание отчетов. Создание вычисляемых полей

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Для создания отчетов существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами.

Средства автоматического проектирования отчетов запускаются по команде Создать - Мастер отчетов - Автоотчет в столбец. Кроме автоотчетов в столбец существуют ленточные автоотчеты.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов группировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитула.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм.

Задание

1. Создайте новую базу данных Microsoft Access. Назовите ее «Продажа товаров»
2. В режиме конструктора создайте таблицу ОПЕРАЦИИ следующей структуры (таблица 3.1)

Таблица 3.1−«Операции»

Название поля	Тип поля	Описание
КодОперации	Счетчик	Уникальное поле БД
Дата	Дата/Время	Дата продажи
КодТовара	Числовой	Шифр товара
КодПокупателя	Числовой	Шифр фирмы покупателя
Цена	Числовой
Кол_во	Числовой
Сумма	Числовой
Ф_опл	Текстовый	Форма оплаты

3. Для поля Дата установите свойство Значение по умолчанию. Удобно, если при заполнении таблицы в это поле автоматически будет проставляться текущая дата (а если необходимо, то ее можно будет изменить). Для этого щелкните кнопкой мыши в поле ввода для свойства Значение по умолчанию и введите туда следующий текст: =Date(). Для свойства Формат поля установите значение Краткий формат даты.
4. Для поля Сумма удалите в свойстве Значение по умолчанию число 0, оставив это свойство пустым, а формат данного поля установите как Денежный.
5. Задайте для поля Дата Условие на значение ( дата должны быть не позже сегодняшней); заполните поле Сообщение об ошибке.

Задайте для полей Количество, Цена и Сумма Условие на значение (Значения этих полей должны быть обязательно больше нуля); заполните поле Сообщение об ошибке.

Задайте в качестве ключевого поля - поле КодОперации. Воспользуйтесь пиктограммой Ключевое поле или командой Сервис – Ключевое поле.

6. Закройте окно конструктора и сохраните таблицу под именем Операции (таблица 3.1).

По аналогии создайте вторую таблицу базы данных ТОВАР в режиме конструктора (таблица 3.2).

Таблица 3.2−«Товары»

Название поля	Тип поля	Описание
КодТовара	Счетчик	Уникальное поле БД
Наименование	Текстовый
Ед_изм	Текстовый	Единица измерения

7. Для удобства заполнения данных в поле Ед_Изм создадим поле с раскрывающимся списком значений. Для этого в свойстве этого поля Подстановка - Тип элемента управления выберите значение Поле со списком. Свойство Тип источника строк - Список значений. Число строк списка задайте равное пяти.(так как в таблице используется всего пять единиц измерения товара). Свойство Источник строк заполните следующим образом – кг.;бул.;пач.;шт.;лит. Задайте в качестве ключевого поля - поле КодТовара. Закройте окно конструктора и сохраните таблицу под именем Товары.
8. Откройте таблицу ОПЕРАЦИИ (таблица3.4) в режиме Конструктора. Аналогично создайте поле с раскрывающимся списком значений Ф_опл (см. таблицу ОПЕРАЦИИ)- б/р (безналичный расчет), н/р (наличный расчет),бар (бартер).
9. Создайте третью таблицу базы данных ПОКУПАТЕЛИ следующей структуры (таблица 3.3):

Таблица 3.3−«Покупатели»

Название поля	Тип поля	Описание
КодПокупателя	Счетчик	Уникальное поле БД
Покупатель	Текстовый	Наименование покупателя
РНН	Числовой
р/с	Числовой	Расчетный счет
Телефон	Текстовый

10. Для поля Телефон в свойстве Маска ввода задайте ###\-##\-##. Задайте маску для заполнения полей РНН и р/с, с учетом того, что РНН состоит из 12 цифр, а расчетный счет из 6 цифр.

Задайте в качестве ключевого поля - поле КодПокупателя.

Закройте окно конструктора и сохраните таблицу под именем Покупатели (таблица 3.3). В окне базы данных появятся только что созданные таблицы. Открывайте таблицы двойным щелчком мыши и заполняйте их данными:

Таблица 3.4−«Операции»

Код Операции	Дата	Код Товара	Код Покупателя	Цена	Кол-во	Сумма	Ф_опл
1	01.01.04	1	1	20	550	11000	б/р
2	01.01.04	2	1	68	200	13600	б/р
3	03.01.04	1	2	20	900	18000	б/р
4	03.06.04	3	3	25	300	7500	н/р
5	04.01.04	6	5	150	26000	3900000	бар
6	04.01.04	4	4	150000	250	37500000	б/р
7	13.01.04	3	3	25	520	13000	н/р
8	03.02.04	2	2	68	4580	311440	б/р
9	12.02.04	3	2	26	300	7800	н/р
10	12.02.04	7	2	59	12000	708000	б/р
11	02.03.04	4	1	120000	15	1800000	б/р
12	02.03.04	4	4	120520	520	62670400	бар
13	05.03.04	6	5	250	5	1250	б/р
14	05.03.04	5	2	25	150	3750	б/р
15	04.04.04	7	3	53	200	10600	н/р
16	13.04.04	5	2	20	200	4000	бар
17	13.04.04	1	1	25	500	12500	н/р

Таблица 3.5−«Товары»

КодТовара	Наименование	Ед. изм.
1	соль	кг.
2	сахар	кг.
3	хлеб	бул.
4	Шоколад	шт.
5	Сода	пач.
6	Лимон	кг.
7	Молоко	лит.

Таблица 3.6−«Покупатели»

Код Покупателя	Покупатель	РНН	р/с	Адрес	Телефон
1	ЧП «Седьмой континент»	456987568940	321654	г.Москва, Смирновская, 18, к.198	111-56-09
2	АО «Сервис»	458962108945	215456	г.Омск, Победы, 13, к.1	550-67-90
3	АО «Закусочная»	546542123547	546211	г.Павлодар, ул. 8 марта, 33, к.11	123-45-67
4	Д/с №120	789320145214	457021	г.Павлодар, ул.Кутузова 279	234-32-22
5	СОШ №17	781258045785	645213	г.Омск, ул. Майская 15	453-67-20

Откройте схему данных и отобразите все таблицы базы данных.
Свяжите таблицы базы данных. Продумайте какие таблицы и по каким полям следует соединить.

Откройте таблицу ОПЕРАЦИИ, проверьте, появилась ли вложенность таблиц. Произведите сортировку таблицы по полю Дата – с помощью Расширенного Фильтра (Главная – Сортировка и Фильтр – Фильтр) отберите все данные об операциях за январь. Если на панели отсутствует Расширенный фильтр, то необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на панели, открыть Настройки панели быстрого доступа, в графе Выбрать команды из найти Все команды, в списке выбрать расширенный фильтр и установить его на панель.

Отключите фильтр. Проведите фильтрацию по полю Цена – оставьте только те товары, в которых цена больше 100. (используйте расширенный фильтр).

Отключите фильтр. Проведите фильтрацию по полю Форма оплаты – отберите операции по безналичному расчету.

11. Разработка пользовательских форм

Создайте форму для таблицы ПОКУПАТЕЛИ (таблица 3.6) с помощью мастера (Внешний вид формы – в один столбец, стиль выберите самостоятельно). Сохраните форму под именем ПОКУПАТЕЛИ.

12. Добавьте в таблицу данных две записи в режиме формы:

Таблица 3.7−«Покупатели» (добавление столбцов)

АдресТелефонУл. 1 Мая 25780-56-69Ул. Толстого45456-78-90

Покупатель	РНН	р/с
Д/с №123	456548754101	456210
СОШ №1	545771474101	879871

13. Создайте форму с помощью средства Автоформа для таблицы ТОВАРЫ. Сохраните форму под именем ТОВАРЫ.

Создайте Форму для таблицы ОПЕРАЦИИ с помощью мастера. Сохраните ее под именем ОПЕРАЦИИ.

Создайте форму в режиме Мастера для таблиц ОПЕРАЦИИ, ПОКУПАТЕЛИ, ТОВАРЫ. Создание – Формы - Другие формы - Мастер форм. Форма должна выглядеть следующим образом:



Рисунок 3.5− форма «Заказы»

Сохраните форму под именем ЗАКАЗЫ.

Создай те форму ОПЕРАЦИИ ПО ДАТАМ следующего вида (подумайте какие поля и из каких таблиц были выбраны для построения формы):



Рисунок 3.6 – форма «Операции по дат

Контрольные вопросы

1. >Назовите основные элементы окна Access.
2. >Перечислите основные объекты окна базы данных.
3. >Какие режимы работы используются для работы с таблицей?
4. >Что такое Конструктор в СУБД Access?
5. >Для чего служит ключевое поле?
6. >Объясните для чего необходимо связывать таблицы при работе с базами данных?
7. >Перечислите виды связей между таблицами базы данных.
8. >Назовите обязательные условия при создании связей между главной и подчиненной таблицами?
9. >Как вы понимаете связь «Один к одному», «Один ко многим», «Многие ко многим»? Что такое целостность данных?
10. >Для чего служат формы в базах данных Access?
11. >Какие виды форм вы знаете? Можно ли построить форму по полям, находящимся в разных таблицах?