Бухгалтерлік ақпараттық жүйелер.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйелер – бұл экономикалық объектіні басқару үшін ақпарат теру, сақтау, жаңарту, талдау және ақпарат беру болып табылады.
Қазіргі уақытта ақпарттық жүйе көп көлемде немесе түрлі арнада қолданылады. Олардың бір-бірімен келесі факторлармен айырмашылығы бар: өзгеше басқару объектісі, бухгалтерлік ақпараттық жүйе жинақталған тәжірибе бойынша тудыру және функциялау, басқару және басқарушылық жүйе құрылымы, қолданылатын жинақтау құралдары, мәліметтерді беру және өңдеу, бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді басқару объектісінің басшылық позициясы және т.б.
Олардың ортақ, әрі өзгеше белгілері бар екенін бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді жобалау кезінде ескерген жөн. Ортақ құрылу принциптеріне бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді функциялауына келесілер жатады: бірінші тұлғаның қағидасы, жүйелік тәсіл, сенімділік, үздіксіз даму, үнемділік және үйлесімділік.
Басқарудың әртүрлі деңгейлердегі жауапкершілік тәртібін және қорытынды қою құқығын бірінші тұлғаның қағидасы анықтайды.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді жобалау барысында объекті талдауын түгел басқарумен оны басқару жүйесін және объект функциялаудың критерийлері мен жалпы тізбектің автоматизация жағдайында анықтау. Берілген қағида мәліметтерді жүйеге бірретті енгізуді және оның көпретті қолдануын, мәліметтер базасының бірлігі, кешенді бағдарламалық қамтамасыз етуді көрсетеді.
Сенімділік қағидасы бухгалтерлік ақпараттық жүйелер жұмысының сенімділігін әртүрлі амалдар көмегімен қамтамасыз етеді, мысалы: жүйе құрылымын дубляждау немесе олардың шығындылығы.
Жүйенің үздіксіз даму қағидасы ұйымдастырушылық өзгерістерсіз оның кеңеюін талап етеді.
Үнемдеу қағидасы жаңа бухгалтерлік ақпараттық жүйелердің пайдасы оның шығындарынан аспауын қамтамасыз етеді.
Жобаланған бухгалтерлік ақпараттық жүйелер кәсіпорынның ұйымдастырушылық құрылымын есепке алады, және қызықтары мен бухгалтерлік есепте жұмысқа дайындығын шартты түрде дайындайтын квалификацияланған адамдар жұмысын сәйкестік қағидасы жүзеге асырады.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйелерге спецификалық ерекшеліктер тән. Осылай, біріншілік ақпарат негізінде бухгалтерлік ақпараттық жүйелерде есептің әртүрлі түрлерінің (жеделдік, бухгалрелік және статистикалық) интеграциясын жүзеге асырады. Бірақ, осы түрлердің бірігуі жүзеге аспайды, өйткені олардың әрқайсысы өзіндік функцияларды жүзеге асырады және өз өз есептерін шығарады.
Кері байланыс қағидасы басқарушылық жүйесінің негізгі қағидаларының бірі болып табылады. Бірақ бухгалтерлік есептің есептерін шығарып кері байланысты жүзеге асыруға болады. Ақпараттық жүйе (АЖ) – кері байланыс үшін жалғыз ақпарат көзі болып табылады.
Шешім қабылдау үшін кәсіпорын басқарушылары осы ақпаратты қолданады.
Есептің барлық бөліктеріндегі есептік ақпаратты автоматты түрде өңдеу мүмкіндігі бухгалтерлік ақпараттық жүйелерге тән үрдіс жинаудан және ақпаратты тіркеуден басталады.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйе екі бөліктен тұрады: функционалдық және қамтамасыз етуші. Бухгалтерлік ақпараттық жүйелердің функционалдық бөлігі – жүйелер, кешендер есептері немесе мазмұнды бөлігін құрайтын пәндік аймақтық жиынтық. Бұл бухгалтерлік есептің нақты есептері.
Қамтамасыз етуші бөлігі – бұл автоматты режимдегі жүйені функционалдау үшін қажетті шарттар жиынтығы.
Ұйымдастырушылық қамтамасыз ету – бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді функционалдау және жобалау бойынша құралдар мен әдістер, іс-шаралар кешені. Ұйымдастырушылық қамтамасыз ету бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді құрумен және қолдануымен байланысты үлкен оқыс жағдайлар шеңберін құрайды; элементтер құрамын, олардың байланысын, өзара әсерін, ұйымдастырылған құрылымын анықтайды; жүйенің қызметін реттейтін құқықтық актілерінен тұрады.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді жобалау – жүйе элементтер жұмысының кіруін анықтау, жоба құжаттамасын және жобалық шешімдерді өндіру, ақпараттың үрдістерін зерттеу құрамына кіретін күрделі үрдіс болып табылады.
Бухгалтерлік ақпарат – кәсіпорынның өндірістік-шаруашылық жұмысы жайлы мәліметтер жиынтығы болып табылады. Бухгалтерлік ақпарат қорытындыны талдауға ғана емес, әртүрлі шешімдер қабылдағанда кәсіпорын қызметінің қорытындыларын болжауда қолданылады. Кәсіпорын басшылары, яғни ішкі тұтынушылардан басқа бухгалтерлік ақпараттың сыртқы тұтынушылары болады. Оларға акционерлер, кредиторлар-инвесторлар, клиенттер, аудиторлар және салықтық ұйымдардың инспекторлары жатады.
Бухгалтерлік ақпараттың классификациясы.
Бухгелтерлік ақпарат әр түрлі классификацияларына қарамастан келесі түрлерге бөліне алады:
Бухгалтерлік ақпаратқа қабылдаудың біртектілігімен байланысты талаптар, төмендегідей:
Құжат – мәнділігі бойынша әртүрлі, бірақ құрылымы бойынша бірдей көрсеткіштерден тұратын ақпараттар жиынтығы. Хабарлама – белгілер-реквизиттерден ғана тұратын ақпараттар жиынтығы.
Файл (массив) – мәнділігі әртүрлі анық құрылымды хабарламалар немесе реквизиттердің бірнеше көрсеткіштерін қосатын ақпараттар жиынтығы.
Ақпараттық ағын – бухгалтерлік есептің қандайда нақты бөлігіне байланысты массивтер жиынтығы.
Ақпаратық жүйе – тікелей және кері байланыстары бар ақпараттық ағындардан тұратын ақпараттың ең биік бірлік дәрежесі болып табылады.
Кодтау және классификация жүйесі.
Классификация - әртүрлі белгілер бойынша көпшілікке берілген объектілердің ойдағыдай бөлінуі. Объектілер классификациялары бойынша топтық белгілер: класс, классасты, топ, топасты, түрасты, тип болып аталады.
Классификатор – кодталған объектілер атауларының жүйеленген бірлігі, олардың классификацияланған топтар мен кодтық байланыстары болып табылады.
Классификация жүйесі – бұл объектілердің жиынның жиынастыға бөлінуінің ережелер жиынтығы. Практикада көбінесе классификацияның екі жүйесін: иерархиялық және фасеттік қолданады.
Классификацияның иерархиялық жүйесі болып классификациялық топтар арасындағы иерархиялық қатынас орнайтын классификация табылады. Иерархиялық жүйенің классификациясында әрбір топтың бөлінуі бір негізге байланысты өндіріледі. Әрбір деңгейде алынатын топтардың классификациялары жоғарғы тұрғанға бағынышты және қайталанбайды.
Классификацияның фасеттік жүйесі көпаспектілі жүйе классификациясына жатады.классификацияның фасет-аспектісі классификациялық тәуелсіз топтарын құрылуы барысында қолданылады.классификациялық фасеттік жүйесіндегі топтар тән фасеттерден алынған белгілер комбинациялар арқылы құрылады. Классификацияның фасеттік жүйесін құрғанда фасеттердің біріккен шығаруды және тек қана мәнді белгілерді сорттауды талап етеді.
Кодтау – объектіге кодтық белгінің қойылу процесі. Қайта кодтау – ертерек кодталғанобъектіге жаңа кодтық белгінің қойылуы.
Декодтау – кодтауға кері процесс.
Келесідегідей кодтау жүйесі қолданылады: реттік, сериялық, ұстанымды, шахматтық, қайталану кодтау жүйесі, біріккен.
Кодтау жүйесі – бұл объектілерге кодтарды беруіне байланысты ережелер жиынтығы.
Кодтарға қойылатын талаптар келесідегідей болады:
Натуралды сандар бағанына нөмірлер белгілері кемуі немесе өсуі бойынша барлық белгілер кодталғанда кодтаудың реттік жүйесі ең көп жағдайда қарапайым болып табылады.
Артықшылықтары: құрылудың қарапайымдылығы, аз мәнділігі, жазудың тығыздылығы.
Кемшіліктері: белгілеріне байланысты объектілер топтарын қарастырмайды (бір белгіні ғана кодтауға болады), берілген номенклатураның жаңа объектілерінің пайда болуына байланысты келісілген классификацияның бұзылуы болады. Бұл реттік кодтау жүйесінің қолданылуын шектейді.Сериялық кодтау жүйесі (реттік жүйенің модификациясы) қарапайым баламалы номенклатураны кодтау үшін арналған және қандайда бір белгі бойынша жеке топқа белгіленген объектілерге нөмірлер сериясын меншіктеуді болжайды.
Артықтшылықтары: сериялық жүйе разрядтар саны бойынша үнемді, сонымен қатар құрамында қажетті қор бар. Бұл номенклатураны кеңейтумен классификацияның бұзылуынан қашуға мүмкіндік береді.
Кемшіліктері: тек бір белгі бойынша кодтауға болады. Мысалы, негізгі жұмыскерлердің мамандықтарына мамандықтар кодтау кезінде 01-30 дейін нөмірлер сериясы меншіктеледі, көмекші 31-40 дейін, қызмет ету 41-70 дейін және т.б.
Ұстанымды (разрядтық, ондық) кодтау жүйесі қиын, көп белгілі номенклатураларды кодтау үшін қолданылады. Әр классификациялық белгіге белгіленген разряд саны беріледі, олар сәйкестендірілген топтамадағы объектілер санына байланысты: мұндай кодтау жүйесі иерархиялық классификацияға сәйкес келеді, яғни белгілері бойынша классификациялық топтамалар белгіленген одан да үлкен белгілері бойынша топтамалардың кодына байланысты кодталады.
Артықшылығы: ұстанымды жүйе кодтардың бірқалыптылығын, әр классификациялық белгінің нақты белгіленуін, БУИ машиналқы қалпына келтіру үшін қолайлығын қамтамасыз етеді, бір белгіден артық кодтауға болады.
Кемшіліктері: бұл жүйе кодтың разрядын үлкейтуді талап етеді, ұстанымды кодтар құрылымының қиындығымен және олардың құрылымдық өзгеруінің икемділігінің жоқ болуымен мінезделеді.
Шахматтық кодтау жүйесі екібелгілі номенклатураларды кодтауда қолданылады. Мысалы, ақау себептері мен кінәліларын, жабдықтарды құруда. Артықшылығы: қолайлы, құрудағы қарапайымдылығы. Кемшілігі: кодтау белгілерінің санының шектелуі (тек қана 2).
Қайталану кодтау жүйесі әріптік немесе сандық белгілеуді қолданады, (мысалы номиналдардың сандық мәнін, салмағын, объектінің өлшемін) немесе олармен байланысты кейбір мәліметтерді, мысалы орналасқан жері, мекен-жайы сияқты.
Біріккен кодтау жүйесі жоғарыда келтірілген кодтау жүйелерінің қосылыстарын көрсетеді.
Артықшылығы: бірқалыпты, логикалы. Біріккен жүйе бойынша құрылған кодтардың неғұрлым рационалды құрылымы бар, икемді, иерархиялықпен қатар фасеттік классификация қағидасы бойынша құрылған көпаспектілі номенклатураларда да қолданыла алады.
Бухгалтерлік есепті автоматтандырудың мәні және маңызы
Кез келген кәсіпорында бухгалтерлік есепті автоматтандыру онда бухгалтерлік ақпараттар жүйесін жасау деген сөз. Қазіргі уақытта сондай ақпарат жүйелерін құру кәсіпорынның өз күшімен программалық кешендер жасау емес, автоматтандыру мәселелерін тиімді шешетін, дайын программалық өнімдерді сатып алуды білдіреді.
Алайда осы тәрізді программалар кәсіпорынның барлық ерекшеліктерін (кызмет аясын, ұйымының көлемін, автоматтандыруға қойылатын талаптарды) қанағаттандыра алмайды, сондықтан олар параметрлік икемге келтіру үшін үлкен резервпен жасалады және протрамманың негізгі сипаттамаларын кеңінен түрлендіруге мүмкіндік береді. Осыған байланысты программалық кешенді нақты жұмыс жағдайына бейімдеу қажеттілігі туады.
Бухгалтерлік ақпарат жүйелері құрылымы икемді және ашық жүйелі болу керек. Бұл бухгалтерлік есеп саласында болған өзгерістерге байланысты кез келген уақытта үлгіге өзгеріс енгізуге болады деген сөз. Бұл талаптар автоматтандырылатын объектілердің қатаң параметрленуі және модульдік принциптер бойынша іске асырылады.
Программалық өнімді программалаусыз қамтамасыз етуге тиісті икемділік, параметрлеуге негізделген. Икемді күйге елтірудің біреселігі (ендіру сәтіне), жүйені пайдаланушылардың санын, физикалық құрылғылардың ерекшеліктер мен құрылымын қызмет көрсетуді іске асырудағы технологиялық ерекшеліктерін сонымен қатар бухгалтерлік технологияларының өзгерісін тұжырымдайды. Бухгалтерлік технологияларының өзгеруіне байланысты (шоттар жоспары және баланысты құру алгоритімінің өзгеруі) икемді күйге келтіру ағымдағы болуы мүмкін, мұндай жағдайда икемдеуді бухгалтердің өзі атқарады.
Икемді күйге келтіру спекторына байланысты кәсіпорындағы программалық өнімнің бейімделуі және енгіз 1-2 айдан 3 жылға дейін, ал бейімдеу жұмысы мезретті (меню) икемдеу күйге келтіру, есеп беру нысанын жасаудан бастап мүлдем жаңа программалық модуль жасауға дейің өзгереді. Қазіргі кезде әр түрлі меншік нысандарындағы кәсіпорындарда бухгалтерлік есеп жүргізу, деректерді компьютерлік өңдеусіз тиімділігі шамалы, сондықтан жаңа ақпараттық технологиялар негізінде бухгалтерлік ақпарат жүйелерін (БАЖ) құрудың және оның жұмысының үлкен мәні бар.
Бухгалтерлік ақпарат жүйесін таңдау мынандай әр түрлі факторлардан: меншік нысандарынан (ЖШС, АҚ және тағы басқаларынан); кәсіпорын көлемінен; қызмет түрлерінің санынан; есептік және қаржылық операцияларының ерекшеліктері мен көлемдерінен; қолданылатын есептеу техникасы мен әр түрлі телекоммуникациялар құралдарынан; оның қолданылуының ұйымдастырылған нысандарынан (АЖО, ЖЕЖ, ГЕЖ) және басқаларынан тәуелді.
Есептік деректерді өвдеудің ең тиімді нысаны ретінде икемді әрі сенімді бухгалтерлік жүйелер құруға және жүйенің ақпараттық қорына желінің кез келген абонентінің қол жеткізуін қамтамасыз ететін автоматтандырылған жұмыс орындарын (АЖО) құруды айтуға болады.
Автоматгандырылған бухгалтерлік есеп жүргізуге бағьпталған ақпараттық жүйелерді шартгы түрде үш топқа бөлуге болады:
Әмбебап жүйелер терең талданыммен сипатталады. Оларда құндық есеп функциясы жүзеге асырылған және олар бухгалтерлік есептің барлық бөлігінде жүргізіледі. Мұндай жүйелерге ЛУКА, ТВС БУХГАЛТЕРИЯ, ПАРУС және тағы басқалары жатады.
Ірі кәсіпорыңдарға бағытталған ірі кешендер мен жүйелер, жергілікті есептеу желісі мен есептің белгілі бір бөлігінде бағытталған: негізгі құралдар; банктік операциялар; касса; жалақы; материалдар; қойма және тағы басқа осы сияқты АЖО-ның жиынтығын береді.
Мұндай жүйелердің сипаттық белгілері деректерді басқару және өндеу құралы, сонымен қатар енгізу және шығару нысандарының қуатты көзі болып табылады. Ондай жүйелерге ЛУКА-ІІРО, ИНТЕГРАТОР, БОСС 1.0, RS - баланс. СУПЕР-МЕНЕДЖЕР және тағы басқалары жатады.
Қазіргі кезде Қазақстанда бухгалтерлік есептің халықаралық тәжірибеге бағытталған реформалау үрдісі белсенді жүргізілуде. Реформа кезеңдерінің бірі 1997 жылдың 1 қаңтарында жасалып, қабылданган бухгалтерлік есептің ұлттық стандартын айтуға болады. Бұл шетелдік капиталы бар фирмаларды және Қазақстан Республикасындағы кәсіпорын-резиденттерінде бірыңғай бухгалтерлік есеп жүйесін жүріізуге мүмкіндік береді.
Ақпараттық жүйе есебін таңцағанда оның тиімділігін, сенімділігін, бейімділігін, құндық көрсеткіштерін және тағы басқаларын ескеру қажет.