Құжаттау режимі 1С: Бухгалтерия программасында құжаттарды қағазға шығарып қана қоймай, қажетті есептеулер мен бухгалтерлік проводкаларды автоматты түрде құру үшін қолданылады. Құжаттармен әртүрлі амалдар орындау үшін ең алдымен оны толтыру қажет.

- Құжатты операциялар журналына немесе проводкалар журналына енгізу үшін келесі амалдардың бірін орындаңыз:

- Журнал терезесіндегі құралдар тақтасынан  --- кнопкасын таңдаңыз немесе

- Shift+F9 пернесін басыңыз немесе

Менюдің «Әрекет (Действия)» пунктінен «Құжатты енгізу (Ввести документ)» командасын таңдаңыз.

  Пайда болған тізімнен керекті құжатты белгілеп «Ок» кнопкасын басыңыз. Экранға құжаттың керекті деректерін толтыруға арналған бос бланк шығады. «Басу (Печать)» кнопкасын басу арқылы экранға толтырылған құжат блакісін алуға болады. Құжаттарды таңдаудың ең оңай жолы менюдің «Құжаттар (Документы)» режимін таңдау. Құжаттарды «Операциялар журналына», «Құжаттар журналына» тіркеу және проводкаларды құру үшін «Ок» кнопкасын басыңыз.

7-тапсырма. Құжаттар көмегімен шаруашылық операцияның көрінісі

Шаруашылық  операцияның негізгі тіркеу тәсілі (тауарды сатып алу және сату, жеткізушіге төлемақы, материалды шығынға жазу және т.б.) «1С:Бухгалтерия 8» үшін құжаттарды енгізуі болып табылады. Бағдарламаның бас мәзірдің құжаттары қол жетімді, кәсіпорынның қызметінің көріністеріне және есептің  тарауларының олардың қайда топтастырылғаны: құжаттар үшін сауда қызметтің есеп бөлімі  үшін және өндірістің Покупка, Продажа, Склад және Производство  мәзірлерден, Банк и касса мәзірінен ақшалы операциялары есеп үшін құжаттар, және т.б. тұрады.

Шарушылық операцияның бірнеше түрінің тіркеуі үшін бірі – құжат арнаулы болуы мүмкін. Әр түрлі операцияларға сәйкес  әр түрлі жазылған  деректердің жинақтары  және құжат рәсімдеу ережелері әр түрлі болады. Сол себептен шаруашылық  операцияның көрінісін алдын ала орнату керек, толтыру алдында  құжаттың Операция пішінінің әмірлі панеліне құжатты тандау керек. Мысалы, ТМҚ құжатының түсімі және қызмет атқарулардың   шаруашылық операцияның бірнеше түрлеріне арналады: сатып алуға, өңдеуге, импортқа, 13-суретте көрсетілгендей.

13-сурет – Құжаттар көмегімен шаруашылық операцияның тіркеу терезесі

Өткізусіз құжаттың жазбасы келешекте шаруашылық операцияның тіркеу үшін алдын ала дайындалған құжат деп танылады. Құжат жүргізу кезінде бухгалтерлік және салық есебінің проводкалары жүргізіледі  - шаруашылық операция есепте көрсетіледі.

«1С:Бухгалтерии 8» құжатының көпшілігі Ок кнопкасын басканда әр түрлі есептік регистрлерде жазулар жасайды, мысалы желілерді желілеудің журналына жазып алады. Осы жазбалар құжатта "қозғалыстар" деп аталады. Құжат қозғалыстарды жасайтын есептік регистрдің тізбесін, құжаттың(құжаттың тізбесін) пішінінің әмірлі панельсінде түймеге  басып көруге болады.

8- тапсырма. Бухгалтерлік және салық есебінің автоматтық түрдегі емес проводканы енгізу

Құжат арқылы басқа шаруашылық операцияның енгізу, автоматтық түрде  белгілі нысанға келгенде, "1С:Бухгалтерия 8 Қазақстан" үшін шаруашылық операцияларды  құжатты қолданбай тіркеуге рұқсат  етіледі. Осы тәсіл шаруашылық операцияда қолайлы болып келеді, конфигурациясы жоқ құжаттарда да лайықты болып келеді.

Проводканы қолмен енгізу – бұл жазба ақпараттық базаның операциясы, операцияның ақпараттық базасына құжаттармен автоматталған жазба.

«Қазақстан үшін 1С:Бухгалтерия 8»  бухгалтерлік операциясы және салық есебінің проводкаларының логикалық қосылуы, бір уақытта ақпараттық базада тіркелетінді.

Операцияны қолмен енгізу үшін міндетті түрде арнаулы журнал қолымен енгізілген операцияны ашу керек  Операция мәзірі - Операция (бухгалтерлік және салық есеп), немесе Insert батырмасының, немесе Действия - Добавить  пайдаланады.

Ашылған пішінде операцияның енгізуі үшін қалпақша пішінді ортақ ақпарат енгізіледі, ал кестелік бөлікте - аталмыш шаруашылық операцияға деген қарасты желілеулер енгізіледі. Әр  жаңа проводканы енгізу үшін кестелік бөліктің аспабының панельсінің түймесі пайдаланылады. Бухгалтерлік есеп, ал салық есебініңпроводкалары– Салық закладкасында.

«Қазақстан үшін 1С:Бухгалтерия 8» продовкалардың келесі реквизиттері қолданылады:

-дебеттің есепшотының және кредиттің (есепшоттың хат-хабары мүмкін, баланстан тыс желілеулерде есепшот пайдаланылса) есепшоты;

-субконт (бірден бастап үшке дейін дейін : есепшоттың жоспарында үшін дебеттің немесе кредиттің есепшотының таңдап ал- есепшоты үшін тағайындалған белгілер есеп жана құжат арқылы шаруашылық операцияны жүргізу

-саны (есепшоттың жоспарында есепшоттың желілеулерінде көрсетілген дебет немесе кредиттің есепшоты үшін сандық есептің құзырлығының белгісі тағайындалады);

-проводка сомасы;

-валюта және валютадағы сомма (есепшоттың жоспарында есепшоттың желілеуінде көрсетілген дебет немесе кредиттің есепшоты үшін белгі есеп жүргіз- шетелдік валюта тағайындалады).

Барлық проводкаларды енгізгеннен кейін, шаруашылық операцияға қатысты, Ок кнопкасын басу керек. Операция нысанының астындағы (бухгалтерлік және салым есеп) операцияны жазу және жабу формасы үшін.

Қолмен есеп  жүргізген кезде пайдаланушы өзі өз бетімен проводкалардың  барлық деректерін нұсқайды,  ал нақты тіркеу кезінде құжат арқылы проводкалар автоматты түрде тіркеледі.

Мысалы қолмен ақпараттық базаға бастапқы қалдықтар бухгалтерлік және салық есептің есепшоттарына енгізілуі мүмкін, 14- суретте көрсетілгендей.

14-сурет – Ақпараттық базаға бастапқы қалдықтар бухгалтерлік және салық есептің есепшоттарына енгізілуі

Бастапқы қалдықтың енгізу үшін проводкалардың хат-хабарда қосалқы 000 есепшотпен пайдалану керек.

Бастапқы қалдықтың енгізу арқылы қолмен енгізілген операциялардың арнаулы құжаттар("кәсіпорын" - бастапқы қалдықтың" мәзірінде қарау керек  болмайтын есептің бөлімшелері үшін пайдалану ұсынылады.